أثرت جائحة كورونا بصورة كبيرة على أنماط وسلوكيات الأفراد والمجتمعات، لا سيما على مستوى الأعمال، حيث لجأت غالبية المؤسسات والشركات إلى اجتماعات "الأونلاين" من خلال بعض التطبيقات الشهيرة، وذلك تنفيذًا لقرارات التباعد الاجتماعي والحد من التجمعات، منعًا لانتشار الفيروس.
وارتفعت نسبة المشاركين في اجتماعات "الأونلاين" سواء في مكالمات الفيديو والصوت عبر الإنترنت إلى مستوى غير مسبوق، وهنا تطلب الأمر معرفة عدد من القواعد اللازمة لتفادي بعض الأخطاء، وتحقيق اجتماع "أونلاين" مثالي.
التحقق من عمل جميع الأجهزة
قبل البدء في الاجتماع يلزم التأكد من عمل جميع الأنظمة والأجهزة والأدوات، مثل الكاميرا والميكرفون وغيرهما من الأدوات المستخدمة في الاجتماعات، لإصلاح أي مشاكل فنية قبل الاجتماع.
التعامل بود مع زملائك
اجتماعات البث المباشر تجعلك محط أنظار زملائك، لذلك يفضل التعامل بلطف مع الزملاء بإلقاء التحية في بادئ الأمر، والتي سيكون لها تأثير إيجابي عليك طوال مدة الاجتماع.
وضع خطة للاجتماع
كعادة أي اجتماع يجب أن تكون هناك خطة موضوعة، تتضمن الأمور والمشاكل التي ستناقش، ويفضل أن يقوم المدير بإرسال الموضوعات للمشاركين قبل البدء بمدة كافية لتحقيق أقصى درجات الكفاءة.
تهيئة مكانك بشكل مناسب
احرص على تهيئة مكان مناسب في بيتك للحديث منه، ويجب إخبار الموجودين بموعد الاجتماع لضمان عدم اقتحام أحد أفراد الأسرة الاجتماع، ما قد يتسبب في موقف محرج لك أمام زملائك.
لا تقاطع غيرك في الحديث
انتظر لحظة قبل الرد على أحد المتحدثين حتى لا تقاطعه، مع مراعاة تأخر نقل الصورة بسبب الإنترنت.
حدد أسئلة محددة
كن محددا في طرح الأسئلة واستهدف أشخاصًا بعينهم، ولا تطلب من أشخاص عدة الرد على سؤال مفتوح، فهنا إما أن تتلقى الصمت التام أو أن يرد الجميع في نفس الوقت، لذلك أطلب من الجميع تدوين مقترحاتهم للتحدث تباعًا.
كتم الصوت ضروري
حافظ على كتم صوت الميكروفون الخاص بك عندما يتحدث غيرك في الاجتماع، لتجنب صدور أصوات مشتتة للآخرين جهتك، وانتبه أن تكتم الصوت أيضًا عند العطس أو السعال.
إضاءة غرفة الاجتماع
تقليل إضاءة الغرفة خلال الاجتماعات ليس بالأمر المناسب، خاصة إذا كان الاجتماع عبر الفيديو، فمن الضروري أن يكون وجهك واضحًا للجميع، وحاول أن يكون مصدر الضوء أمامك.
انتبه لمنظر الخلفية
من الأمور التي قد لا يهتم بها كثيرون المنظر من خلفك، فقد يتسبب في تشتيت انتباه زملائك، فيفضل أن تتجنب الجلوس خلف أشياء متحركة، أو أماكن مرور الأشخاص في المنزل.
اجعل الكاميرا في مستوى العين
اضبط الكاميرا في مستوى العين، إذا كنت تقود الاجتماع وتخطط للحفاظ على الكاميرا، وذلك حتى تنظر إلى الأشخاص المشاركين في الاجتماع مباشرة وتراهم جيدًا، كما لو كنت هناك.
لا تجعل الإضاءة خلفك
عندما يكون مصدر الإضاءة في الخلف ستصبح رؤيتك للآخرين مظلمة وغير واضحة، بالإضافة إلى أن هذا الوضع سيكون مزعجا لغيرك، وهنا لا بد أن تحرص على غلق النوافذ ومصادر الإضاءة التي تأتي من الخلف.
تجنب الملابس المنزلية
ارتداء الملابس المناسبة للاجتماع سيساعدك في الحفاظ على تركيزك ووضعك في أجواء العمل، ويمكن العودة لملابس المنزل عقب انتهاء الاجتماع.
إيقاف الكاميرا إذا كنت تقوم بمهام أخرى
أوقف تشغيل الكاميرا إذا كنت مستمعًا فقط، ودعتك الضرورة للقيام بمهام أخرى خلال الاجتماع، حتى لا تشتت غيرك، وعندما تنتهي منها أعد تشغيل الكاميرا مرة أخرى.
إفساح المجال للتفاعل مع المشاركين
إذا كنت تدير الاجتماع فيمكنك منح زملائك مجالًا للتفاعل، حتى يتسنى لرئيس العمل الاستماع لمقترحاتهم ومعرفة ردود أفعالهم .
تدوين ملاحظات عن الاجتماع
من الأمور المهمة خلال الاجتماع أن تقوم بتدوين بعض الملاحظات، تحتوي على ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها خلال الاجتماع، لإنجازها فيها بعد.
